20 Excel triki, kas ikvienu var padarīt par Excel ekspertu

20 Excel triki, kas ikvienu var padarīt par Excel ekspertu

Jūsu Horoskops Rītdienai

Pēc tam, kad Microsoft izstrādāja programmu Excel līdz 2010. gada versijai, tā piedāvāja vairāk pārsteigumu nekā jebkad agrāk. Lai tiktu galā ar lielu daudzumu lielu datu, jūs nevarat ignorēt Excel svarīgo lomu ikdienas darbā. Tomēr gan iesācējiem, gan pieredzējušiem lietotājiem joprojām ir daudz noderīgu padomu un triku, kas neizbēgami tiek ignorēti. Šeit ir 20 noderīgi Excel izklājlapu noslēpumi, kurus jūs, iespējams, nezināt. Lūdzu, ņemiet vērā, ka visas šīs funkcijas ir balstītas uz Microsoft Excel 2010.

1. Vienu klikšķi, lai atlasītu visu

Jūs, iespējams, zināt, kā atlasīt visus, izmantojot saīsni Ctrl + A, taču maz zina, ka tikai ar vienu klikšķi uz stūra pogas, kā parādīts zemāk redzamajā ekrānuzņēmumā, visi dati tiks atlasīti dažu sekunžu laikā.



Vienu klikšķi, lai atlasītu visu

2. Atveriet Excel failus lielapjomā

Tā vietā, lai atvērtu failus pa vienam, ja jums ir jārīkojas ar vairākiem failiem, ir ērti tos visus atvērt ar vienu klikšķi. Atlasiet failus, kurus vēlaties atvērt, pēc tam nospiediet tastatūras taustiņu Enter, visi faili tiks atvērti vienlaikus.



Atveriet Excel failus lielapjomā

3. Pārslēgšanās starp dažādiem Excel failiem

Kad jums ir atvērtas dažādas izklājlapas, ir ļoti kaitinoši pārslēgties starp dažādiem failiem, jo ​​dažreiz darbs pie nepareizas lapas var sabojāt visu projektu. Izmantojot Ctrl + Tab, varat brīvi pārslēgties starp dažādiem failiem. Šī funkcija ir piemērojama arī citiem failiem, piemēram, dažādām Windows cilnēm Firefox, kad tiek atvērti, izmantojot Windows 7.

Pārslēdziet dažādus Excel failus

4. Izveidojiet jaunu saīsnes izvēlni

Parasti augšējā izvēlnē ir trīs saīsnes, kuras ir Saglabāt, Atsaukt rakstīšanu un Atkārtot rakstīšanu. Tomēr, ja vēlaties izmantot vairāk īsinājumtaustiņu, piemēram, Kopēt un Izgriezt, varat tos iestatīt šādi:

Fails-> Opcijas-> Ātrās piekļuves rīkjosla, pievienojiet Izgriezt un Kopēt no kreisās kolonnas pa labi, saglabājiet to. Augšējā izvēlnē būs redzami vēl divi saīsnes.Reklāma



Izveidot jaunu saīsnes izvēlni

5. Pievienojiet šūnai diagonālo līniju

Piemēram, veidojot klasesbiedru adrešu sarakstu, pirmajā šūnā var būt nepieciešama diagonāla saite, lai atdalītu dažādus rindu un kolonnu atribūtus. Kā to pagatavot? Ikviens zina, ka Home-> Font-> Borders var mainīt dažādas šūnas robežas un pat pievienot dažādas krāsas. Tomēr, noklikšķinot uz Vairāk robežu, jūs saņemsiet vairāk pārsteigumu, piemēram, diagonālo līniju. Noklikšķiniet uz tā un saglabājiet - tagad to varat izveidot uzreiz.

Pievienojiet šūnai diagonālo līniju

6. Pievienojiet vairāk nekā vienu jaunu rindu vai kolonnu

Jūs, iespējams, zināt, kā pievienot vienu jaunu rindu vai kolonnu, taču tas tiešām tērē daudz laika, ja jums ir jāievieto vairākas no tām, atkārtojot šo darbību X reizes. Labākais veids ir vilkt un atlasīt X rindas vai kolonnas (X ir divas vai vairāk), ja vēlaties pievienot X rindas vai kolonnas virs vai pa kreisi. Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz iezīmētajām rindām vai kolonnām un nolaižamajā izvēlnē izvēlieties Ievietot. Jaunas rindas tiks ievietotas virs pirmās atlasītās kolonnas rindas vai pa kreisi.



Pievienojiet vairāk nekā vienu jaunu rindu / kolonnu

7. Ātri pārvietojiet un kopējiet datus šūnās

Ja vēlaties pārvietot vienu datu kolonnu izklājlapā, ātrākais veids ir to izvēlēties un pārvietot rādītāju uz apmali, pēc tam, kad tā ir novirzīta uz krustotās bultiņas ikonas, velciet, lai brīvi pārvietotu kolonnu. Ko darīt, ja vēlaties kopēt datus? Pirms velciet, lai pārvietotos, varat nospiest pogu Ctrl; jaunā kolonnā tiks kopēti visi atlasītie dati.

Ātra datu pārvietošana un kopēšana šūnās

8. Ātri izdzēsiet tukšās šūnas

Daži noklusējuma dati dažādu iemeslu dēļ būs tukši. Ja jums tie ir jāizdzēš, lai saglabātu precizitāti, it īpaši, aprēķinot vidējo vērtību, ātrs veids ir filtrēt visas tukšās šūnas un izdzēst tās ar vienu klikšķi. Izvēlieties sleju, kuru vēlaties filtrēt, dodieties uz Dati-> Filtrs, pēc tam, kad tiek parādīta lejupvērstā poga, atsauciet Atlasīt visu un pēc tam paņemiet pēdējo opciju Blanks. Tūlīt parādīsies visas tukšās šūnas. Atgriezieties sākumlapā un noklikšķiniet tieši uz Dzēst, visi no tiem tiks noņemti.

Reklāma

Ātri izdzēsiet tukšās šūnas

9. Neskaidra meklēšana ar Wild Card

Jūs, iespējams, zināt, kā aktivizēt ātru meklēšanu, izmantojot saīsni Ctrl + F, taču Excel izklājlapās ir divas galvenās aizstājējzīmes - jautājuma zīme un zvaigznīte -, lai aktivizētu neskaidru meklēšanu. To lieto, ja neesat pārliecināts par mērķa rezultātu. Jautājuma zīme apzīmē vienu rakstzīmi, un zvaigznīte apzīmē vienu vai vairākas rakstzīmes. Ko darīt, ja mērķa rezultātā ir jāmeklē jautājuma zīme un zvaigznīte? Neaizmirstiet priekšā pievienot Wave Line.

Neskaidra meklēšana ar Wild-card

10. Kolonnā ģenerējiet unikālu vērtību

Jūs esat informēts par filtra galveno funkciju, taču maz cilvēku izmanto papildu filtru, kas tiks atkārtoti lietots, kad no kolonnas datiem būs jāfiltrē unikāla vērtība. Noklikšķiniet, lai izvēlētos kolonnu, un dodieties uz Dati-> Papildu. Parādīsies uznirstošais logs. Kā redzams ekrānuzņēmumā, noklikšķiniet uz Kopēt uz citu vietu, kurai jābūt saskaņā ar otro sarkano taisnstūra laukumu. Pēc tam norādiet mērķa atrašanās vietu, ierakstot vērtību vai noklikšķinot uz apgabala izvēles pogas. Šajā piemērā unikālo vecumu var ģenerēt no C slejas un parādīt E slejā. Neaizmirstiet izvēlēties tikai unikālos ierakstus un pēc tam noklikšķiniet uz Labi. E slejā redzamā unikālā vērtība var būt sākotnējo datu kontrasts C, tāpēc ieteicams kopēt uz citu vietu.

Kolonnā ģenerēt unikālo vērtību

11. Ievades ierobežošana ar datu validācijas funkciju

Lai saglabātu datu derīgumu, dažreiz jums jāierobežo ievades vērtība un jāpiedāvā daži padomi turpmākajām darbībām. Piemēram, vecumam šajā lapā jābūt veseliem skaitļiem, un visiem cilvēkiem, kas piedalās šajā aptaujā, jābūt vecumā no 18 līdz 60 gadiem. Lai pārliecinātos, ka dati, kas nav iekļauti šajā vecuma diapazonā, netiek ievadīti, dodieties uz Dati-> Datu pārbaude-> Iestatīšana, ievadiet nosacījumus un pārejiet uz ievades ziņojumu, lai sniegtu uzvednes, piemēram, Lūdzu, ievadiet vecumu ar veselu skaitli, kura diapazons 18 līdz 60. Lietotāji saņems šo uzvedni, pakarot rādītāju šajā apgabalā, un saņems brīdinājuma ziņojumu, ja ievadītā informācija nav kvalificēta.

Ievades ierobežojums ar datu validācijas funkciju

12. Ātra navigācija ar pogu Ctrl + bultiņa

Noklikšķinot uz Ctrl + jebkura tastatūras bultiņas poga, jūs varat pāriet uz lapas malu dažādos virzienos. Ja vēlaties pāriet uz datu apakšējo rindu, vienkārši noklikšķiniet uz pogas Ctrl + lejup.

Ātra navigācija ar pogu Ctrl + bultiņa

13. Transponējiet datus no rindas uz kolonnu

Jūs izmantojat šo funkciju, ja vēlaties transponēt datus, lai iegūtu labāku displeju; tomēr visu datu pārrakstīšana būtu pēdējā lieta, kas jums jādara, ja zināt, kā izmantot funkciju Pārlikt. Tā rīkojieties šādi: nokopējiet apgabalu, kuru vēlaties transponēt, pārvietojiet rādītāju uz citu tukšu vietu. Dodieties uz Sākumlapa-> Ielīmēt-> Transponēt. Lūdzu, ņemiet vērā, ka šī funkcija netiks aktivizēta, pirms vispirms nokopējat datus.Reklāma

Transponējiet datus no rindas uz kolonnu

14. Rūpīgi paslēpiet datus

Gandrīz visi lietotāji zina, kā paslēpt datus, noklikšķinot ar peles labo pogu, lai izvēlētos funkciju Slēpt, taču to var viegli pamanīt, ja ir tikai nedaudz datu. Labākais un vienkāršākais veids, kā rūpīgi paslēpt datus, ir izmantot funkciju Format Cells. Izvēlieties apgabalu un dodieties uz Sākums-> Fonts-> Atvērt formātu šūnas-> Cilne Cilne-> Pielāgots-> Tips ;;; -> Noklikšķiniet uz Labi, tad visas apgabala vērtības būs neredzamas, un tās var atrast tikai priekšskatījuma apgabalā blakus pogai Funkcija.

Rūpīgi paslēpt datus

15. Rakstīt tekstu ar &

Sarežģīts formulējums nav vajadzīgs, ja vien jūs zināt, kā lietot &. Ar šo simbolu jūs varat brīvi sastādīt jebkuru tekstu. Zemāk man ir četras kolonnas ar dažādiem tekstiem, bet ko darīt, ja es vēlos tos salikt vienā vērtībā vienā šūnā? Vispirms atrodiet šūnu, kurā jāparāda sastādītais rezultāts, izmantojiet formulējumu ar &, kā parādīts zemāk esošajā ekrānuzņēmumā. Noklikšķiniet uz Enter: visi A2, B2, C2 un D2 teksti tiks salikti kopā, lai F2 kļūtu par LizaUSA25 @.

Rakstīt tekstu ar &

16. Teksta lietas pārveidošana

Ar visiem šeit izplatītajiem trikiem esmu centies darīt visu iespējamo, lai izvairītos no sarežģītas formulēšanas. Bet jums joprojām ir daži vienkārši un ērti lietojami formulējumi, piemēram, UPPER, LOWER un PROPER, kas var pārveidot tekstus dažādiem mērķiem. AUGSTS rakstīs lielos burtus ar visām rakstzīmēm, LOWER var mainīt tekstu uz visiem mazajiem burtiem, un PROPER lielajiem burtiem rakstīs tikai vārda pirmo rakstzīmi.

Teksta pārveidošana

17. Ievades vērtības, sākot ar 0

Kad ievades vērtība sākas ar nulli, Excel pēc noklusējuma izdzēsīs nulli. Tā vietā, lai atiestatītu formātu šūnas, šo problēmu var viegli atrisināt, pievienojot vienu pēdiņu pirms pirmās nulles, kā parādīts.

Reklāma

Ievades vērtība sākas ar 0

18. Paātriniet sarežģītu noteikumu ievadīšanu, izmantojot automātisko korekciju

Ja jums ir jāatkārto tā pati vērtība un to ir sarežģīti ievadīt, labākais veids ir izmantot funkciju AutoCorrect, kas tekstu aizstās ar pareizu tekstu. Ņemiet, piemēram, manu vārdu Liza Brown, kuru var aizstāt ar LZ. Tāpēc katru reizi, kad ievadu LZ, tas var automātiski izlabot Lizu Braunu. Dodieties uz Fails-> Opcijas-> Korektūra-> Automātiskās labošanas opcijas un ievadiet tekstu Aizstāt tekstu ar pareizu tekstu sarkanajā taisnstūra apgabalā, kā norādīts zemāk.

Paātriniet sarežģīto noteikumu ievadīšanu, izmantojot automātisko labošanu

19. Viens klikšķis, lai iegūtu vairāk statusa

Lielākā daļa lietotāju zina, kā pārbaudīt datu statusu Excel lapas apakšdaļā, piemēram, Vidējā un Summas vērtība. Tomēr vai jūs zināt, ka varat pārvietot rādītāju uz apakšējo cilni un ar peles labo pogu noklikšķiniet, lai iegūtu vairāk statusa, kā parādīts zemāk?

Vienu klikšķi, lai iegūtu vairāk statusa

20. Pārdēvējiet lapu, izmantojot dubultklikšķi

Ir vairākas iespējas, kā pārdēvēt lapas, un lielākā daļa lietotāju ar peles labo pogu noklikšķiniet, lai izvēlētos Pārdēvēt, kas faktiski tērē daudz laika. Labākais veids ir vienkārši noklikšķināt divreiz, pēc tam to var pārdēvēt tieši.

Pārdēvējiet lapu, veicot dubultklikšķi

Vai vēlaties paaugstināt savas prasmes tālāk? Nepalaidiet garām šo rakstu:

Izcili Excel saīsnes, kuras zina ļoti maz cilvēku

Kaloriju Kalkulators