Kā izveidot darbu sarakstu un faktiski paveikt lietas

Kā izveidot darbu sarakstu un faktiski paveikt lietas

Jūsu Horoskops Rītdienai

Viens no spēcīgākajiem veidiem, kā mazināt stresu un pārņemt, kad jūtaties noraizējies par savu darbu, ir apsēsties ar pildspalvu un papīra lapu un izrakstīt visas lietas, kas jums jādara. Kāds autors Izdarīt darāmo , Deivids Alens sauc par prāta slaucīšanu. Tas atbrīvo jūsu smadzenes no kognitīvās pārslodzes, un, kad jūs varat redzēt visas lietas, kas jums jādara, jūs saņemat komforta sajūtu, zinot, ka tas nav tik slikti, kā jūsu smadzenes jums teica.

Tomēr, vienkārši dabūjot no galvas visas tās lietas, kas jums jādara, darbs netiek paveikts. Tas ir tikai pirmais solis.



Lai patiešām gūtu labumu no darāmo darbu saraksta, varat darīt dažas lietas, kas padarīs jūsu uzdevumu sarakstu daudz efektīvāku.



1. Skaidri norādiet, kas jums jādara

Es bieži redzu, kā darīt sarakstus ar uzdevumiem, kas rakstīti tāpat Runā ar Timu vai Sagatavojiet prezentāciju . Šādu uzdevumu rakstīšanas problēma nav skaidra. Ir vairāki jautājumi, kas paliek neatbildēti. Parunāt ar Timu par ko? Kāda prezentācija? Kas ir jāsagatavo?

Rakstot uzdevumu, jūs zināt, ko vēlaties darīt; bet pēc nedēļas nogales vai dažām dienām tas, ko vēlaties paveikt, ir kļuvis dubļains un neskaidrs. Daudz labāk ir rakstīt Runājiet ar Timu par nākamās nedēļas ceļojumu uz Berlīni vai sagatavot izklāstu nākamās nedēļas prezentācijai Direktoru padomei . Protams, var paiet vēl dažas sekundes, lai uzrakstītu papildu vārdus, taču jūs vēlāk pateiksieties sev, kad nāksit veikt uzdevumu.

Šādu uzdevumu rakstīšana padara to ļoti skaidri zināmu, ko vēlaties darīt . Un, apsēžoties, lai sāktu darbu, jūs precīzi zināsiet, kas ir saistīts ar šo uzdevumu veikšanu, lai varētu pieņemt labākus lēmumus par to, ar ko strādāt.Reklāma



Tas arī ietaupa daudz laika, jo skaidrība nozīmē, ka varēsiet iegūt pareizos failus un sākt darbu uzreiz, tā vietā, lai pavadītu dažas minūtes, mēģinot atcerēties, kas jums jādara.

2. Nelietojiet nejauši datuma uzdevumus

Ir ļoti vilinoši pievienot datumu katram jūsu rakstītajam uzdevumam - vai jūs nevēlaties aizmirst to izdarīt? - Problēma ar nejaušu randiņu satiksmi ar katru uzdevumu, kuru esat iekļāvis savā uzdevumu sarakstā, ir tas, ka jūs ikdienas uzdevumu saraksts, kas nav jāizpilda izvēlētajā dienā, un vai nu jūs pārplānosiet uzdevumus, vai arī vienkārši tos ignorēsiet.



Tā vietā esiet stratēģiskāks. Uzdevumam norādiet datumu tikai tad, ja to plānojat veikt tajā dienā. Esmu redzējis katru dienu, kad veicu sarakstus ar divdesmit līdz trīsdesmit uzdevumiem, kad personai ir diena, kad notiek sapulces. Šādos apstākļos uzdevumi nekādā ziņā netiks veikti.

Ir labi ievietot atgādinājumu uzdevumu ikdienas uzdevumu sarakstā - kaut kas līdzīgs ATGĀDINĀJUMS : Pārskatiet projektu X - vai kaut kas ir jādara? Vai arī izveidojiet zvanu sarakstu un veiciet vienu ikdienas uzdevumu, kas liek pārskatīt zvanu sarakstu. Vienkārši strādājiet pie tā, lai ikdienas uzdevumu saraksts būtu pārvaldāms un reālistisks.

Katru nedēļu pavadot nedaudz laika, lai plānotu nedēļu, pamatojoties uz to, kas ir jūsu kalendārā, tas palīdzēs efektīvāk saglabāt uzdevumu sarakstu. Tad uzdevumiem varat pievienot datumus. Kad jums ir klusa diena birojā bez sapulcēm, izveidojiet garāku uzdevumu sarakstu. Ja atrodaties komandējumā, samaziniet uzdevumu skaitu sarakstā.

3. Saglabājiet savu ikdienas sarakstu ar ne vairāk kā desmit uzdevumiem

Kad es to iesaku cilvēkiem, viņi bieži par mani smejas. Viņi uzskata, ka viņi ir daudz aizņemtāki, un viņu sarakstā jābūt vismaz divdesmit uzdevumiem.Reklāma

Problēma šeit ir ar visiem traucējošajiem faktoriem, ārkārtas situācijām un pārtraukumiem, kurus katru dienu saņemsit; jūs nedomājat paveikt šos divdesmit uzdevumus. Jūs dienas beigās nokļūsiet neapmierināti, jo jūs pārplānojat divdesmit piecus līdz piecdesmit procentus no uzdevumiem, kas jums bija jūsu sarakstā.

Tā vietā dienas beigās veltiet apmēram desmit līdz piecpadsmit minūtes, prioritāti piešķirot nākamajai dienai. Izvēlieties desmit svarīgākos uzdevumus savā sarakstā un kaut kādā veidā tos izceļ. Daudziem uzdevumu sarakstu pārvaldniekiem ir veids, kā atzīmēt uzdevumus, un tāpēc jūs varat pievienot karodziņu 10 uzdevumiem, kurus vēlaties paveikt nākamajā dienā.

Tas ne tikai liek jums koncentrēties uz svarīgo, bet arī liek izvēlēties uzdevumus, kas visvairāk ietekmēs jūsu dienu.

Sākot šādā veidā noteikt savu uzdevumu saraksta prioritāti, jūs, protams, kļūsiet koncentrētāks un vairāk sava vērtīgā laika pavadīsit uzdevumiem, kas virzīs jūs uz priekšu attiecībā uz jūsu projektiem un mērķiem.

4. Grupējiet līdzīgus uzdevumus kopā

Aplūkojot savu uzdevumu sarakstu, pamanīsit, ka daudzi uzdevumi pēc būtības ir līdzīgi.

Piemēram, zvanīšana saviem klientiem. Ja jūsu ikdienas sarakstā ir divi vai trīs uzdevumi, kas ietver zvanu klientiem, grupējiet tos kopā un veiciet tos vienlaikus. Ieplānojiet apmēram trīsdesmit minūtes, lai veiktu zvanus un veiktu tos vienu pēc otra. Tāpat, ja jums ir uzdevumi, kas saistīti ar e-pastu, grupējiet arī tos. Jūs atradīsit, ka esat paveicis daudz vairāk, un jūsu prāts ir daudz vairāk vērsts uz darbu, ko darāt.Reklāma

Tas var kļūt haotisks, ja visu dienu pārslēdzaties starp dažādiem darba veidiem. Jūsu efektivitātei un produktivitātei tas ir daudz labāk veiciet līdzīgus uzdevumus kopā . Jums ir atvērti pareizie rīki (lietotnes, tālruņa e-pasts utt.), Un tas ietaupīs daudz laika.

5. Padariet savu uzdevumu sarakstu motivējošu

Rakstot uzdevumus, piemēram, atbildot uz e-pastu vai veicot klienta zvanus, tur nav reālas motivācijas. Vienkārši šķiet, ka jūs pārdzīvojat rutīnu, veicot darbu. Ja iespējams, rakstiet uzdevumus, piemēram, saņemt e-pasta iesūtni uz nulli, un zvaniet maniem klientiem, lai pārliecinātos, ka viņi ir laimīgi. Tas varētu šķist vienkāršoti, taču daudzos gadījumos uzdevumu sarakstam nav emocionālas vērtības. Tas ir tikai veicamo darbu saraksts.

Lai saraksts kļūtu iedvesmojošāks, rakstiet uzdevumus, lai tie izraisītu emocionālu reakciju . Iepriecināt klientus būs vairāk motivējoši nekā tikai piezvanīt viņiem, jo ​​tas ir jūsu darbs vai konkurence ar sevi, lai jūsu e-pasta iesūtne katru dienu būtu nulle, uzdevumam piešķir nedaudz vairāk dzirksteles.

Vēl viens veids, kā padarīt darāmo darbu sarakstu motivējošāku, ir saglabājiet ikdienas sarakstu īsu . Kā jau rakstīju iepriekš, kad jūsu ikdienas uzdevumu sarakstā būs ne vairāk kā desmit uzdevumi, tas jutīsies sasniedzams. Ja tam ir no divdesmit līdz trīsdesmit uzdevumiem, tas vienkārši jutīsies milzīgs. Daudz labāk ir apskatīt savu ikdienas sarakstu un justies iedvesmotam, nekā apskatīt savu sarakstu un justies demotivētam.

6. Veiciet iknedēļas pārskatu

Ikvienam, kurš ir lasījis Deividu Alenu Izdarīt darāmo grāmatu, jūs visu uzzināsiet par iknedēļas pārskatu. Tomēr mani pārsteidz tas, cik daudz cilvēku to izlaiž. Ja vēlaties, lai jūsu uzdevumu saraksts būtu efektīvs un atjaunināts, iknedēļas pārskatīšana ir ļoti svarīga.

Nedēļas laikā, kad jūs steidzaties apkārt un darāt lietas, jums pietrūks lietu. Mēs esam cilvēki, un mēs aizmirsīsim pārbaudīt paveiktos uzdevumus, pievienosim laika ziņā jutīgus uzdevumus un nepievienosim datumu, un aizmirsīsim pievienot uzdevumus. Iknedēļas pārskats ir tas, kur jūs apstājaties uz stundu un veicat plašu kopainu par to, kas jums jādara.Reklāma

Ideālā gadījumā jūsu iknedēļas pārskats būtu jāveic vietā, kas nesatur uzmanību, lai jūs varētu koncentrēties tikai uz jums veicamo darbu un plānot nākamo nedēļu. Saņemiet visus savus uzdevumus - iespējams, esat pierakstījis uzdevumus piezīmju grāmatiņā un neesat tos pievienojis savam uzdevumu sarakstam - un notīriet uzdevumus, kuri vai nu vairs nav vajadzīgi, vai arī ir veikti.

Veicot iknedēļas pārskatu, jūs pilnībā kontrolējat. Tas ļauj jums sekot līdzi darbam, izlemt, kas jādara tālāk un ko var atlikt uz vēlāku laiku. Tas ir labākais veids, ko es zinu sākot nedēļu ar plānu un virzienu un tas ir veids, kā pārliecināties, ka darāt pareizi un nepieķeraties nelieliem uzdevumiem, kas nevirza jūs uz priekšu ne savos projektos, ne mērķos.

Apakšējā līnija

Pareizi lietojot, uzdevumu saraksts var būt motivācija un virzītājspēks, kas mudina jūs darīt visu iespējamo labāko un sasniegt pārsteidzošas lietas. Tas ļauj jums koncentrēties uz svarīgām lietām un pārtrauc izlaist uzdevumus, kas citādi varētu tikt zaudēti.

Uzdevumu saraksti arī palīdz mazināt stresu un nomākt, jo tā vietā, lai mēģinātu atcerēties visu, kas ir jūsu galvā, jūs esat veicis visu darbu, kas jums jādara, atbrīvojot prātā vietu radošākiem centieniem.

Atkārtosim galvenos izņemšanas gadījumus:

  • Rakstiet uzdevumus, lai būtu ļoti skaidrs, kas jums jādara. Ja jums ir jāzvana kādam, uzdevumā ievietojiet viņa tālruņa numuru, lai ietaupītu laiku, meklējot numuru.
  • Pievienojiet jēgpilnus un nejaušus datumus. Kad jūsu ikdienas uzdevumu sarakstā ir tikai uzdevumi, kas tajā dienā jāveic, jūs daudz vairāk koncentrēsieties uz pareizo darbu.
  • Vienā dienā uzdevumu sarakstā atļauts ievietot ne vairāk kā desmit līdz divpadsmit atzīmētus uzdevumus. Tas nenozīmē, ka jūs veicat tikai šos uzdevumus. Ja dienas beigās jums ir laiks un enerģija, jūs vienmēr varat darīt vairāk.
  • Grupējiet līdzīgus uzdevumus kopā, lai vienlaikus varētu koncentrēties uz paveikto darbu veidu. Tas palīdz izvairīties no daudzuzdevumu riski .
  • Uzrakstiet savus uzdevumus, lai tie būtu jēgpilni un motivējoši. Jūs vēlaties apskatīt savu sarakstu un būt motivētam iestrēgt un darīt darbu.
  • Nekad nepalaidiet garām pilnu nedēļas pārskatu. Šī ir līme, kas visu tur kopā un ir aktuāla.

Vairāk produktivitātes padomu

Piedāvātais fotoattēlu kredīts: Cathryn Lavery, izmantojot unsplash.com Reklāma

Kaloriju Kalkulators