Mūsdienu biznesa pasaule gandrīz pilnībā ir balstīta uz informāciju. Neatkarīgi no tā, vai jūs vadāt nelielu biznesu vai aizņemat nelielu organizācijas diagrammas stūri masīvā starptautiskā korporācijā, iespējams, lielāko daļu jūsu darba veido saziņa ar citiem, visbiežāk rakstiski. Protams, ir e-pasts un tradicionālā biznesa vēstule, taču lielākā daļa uzņēmēju tiek aicināti rakstīt arī prezentācijas, piezīmes, priekšlikumus, biznesa prasības, mācību materiālus, reklāmas eksemplārus, grantu priekšlikumus un plašu citu dokumentu klāstu.

Lūk, berzēt: lielākajai daļai biznesa cilvēku ir maz pieredzes ar rakstīšanu . Lai gan tie, kuriem ir biznesa grāds, iespējams, skolā mazliet rakstīja, biznesa programmās tas tiek reti uzsvērts, un mācīšanās labi rakstīt diez vai ir virzītājspēks vairumam cilvēku vēlmes iet uz biznesa skolu. Tie, kuriem nav universitātes fona, iespējams, nekad nav bijuši spiesti rakstīt, vismaz kopš valsts skolas.

Ja jūs esat viens no daudzajiem biznesa cilvēkiem, par kuru rakstīšana nekad nav bijusi galvenā problēma, jums tas būtu jāzina rakstīšanas prasmju trūkums ir arvien lielāks trūkums ar katru gadu . Pavadot kādu laiku rakstīšanas uzlabošanai, jūs varat ievērojami uzlabot savu īrēšanu un reklāmas iespējas. Praksi nevar aizstāt, taču šeit ir daži padomi, kas liek jums uz pareizā ceļa.Reklāma

1. Mazāk ir vairāk.

Biznesa rakstībā, tāpat kā praktiski visos citos rakstīšanas veidos, ir svarīga precizitāte. Ironiskā kārtā, tā kā rakstiska informācija kļūst arvien nozīmīgāka uzņēmumu vienmērīgai darbībai, cilvēki arvien mazāk vēlas lasīt. Žurnāli un citas tirdzniecības vietas, kas agrāk izmantoja 2000 vārdu funkcijas, arvien vairāk samazina 500 vārdu skices. Lietojiet vārdus taupīgi, izgrieziet krāšņo prozu un izvairieties no gariem, līkumotiem teikumiem. Kā Zorro mācīja savam dēlam: Ej iekšā, izveido savu Z un izej! - nonākiet tieši pie lietas, sakiet to, ko vēlaties teikt, un dariet to ar to galā.

2. Izvairieties no žargona.

Ikviens biznesā ienīst biznesa rakstīšanu, visu šo zilo debesu risināšanu un tās stratēģiskās sinerģijas, kas galu galā neko nenozīmē; ideju vētras un iespējas sadarboties ir daudz nozīmīgākas, neizklausoties smieklīgi. Lai gan dažreiz žargons ir neizbēgams - piemēram, biznesa prasību dokumentā vai tehniskajā specifikācijā - mēģiniet lietot vienkāršāku valodu. Pat cilvēkiem vienā laukā ar tevi žargons bieži ir neefektīvs - acs slīd tieši garām, patiesībā nenoķerot nozīmi. Ir iemesls, ka žargons tiek izmantots tik bieži, kad rakstnieks to vēlas nē saki kaut ko. Reklāma

3. Vienreiz rakstiet, divreiz pārbaudiet.

Korektūra tūlīt pēc rakstīšanas un pēc tam atkal stundas vai, vēl labāk, dienas vēlāk. Nekas nav tik mulsinošs kā stulba kļūda citādi smalkā dokumentā. Diez vai tas ir taisnīgi - gadās kļūdas! - bet cilvēki tevi tomēr vērtē par šīm kļūdām un skarbi. Izņemot tiešo ārkārtas situāciju, vienmēr dodiet sev laiku, lai atliktu rakstību un atgrieztos pie tā vēlāk. Smadzenes ir sarežģītas un ignorēs tikko pieļautās kļūdas; kādu laiku strādājot pie kaut kā cita, jūs saņemsiet atdalījumu, kas jums nepieciešams, lai noķertu šīs kļūdas, pirms kāds cits tās izlasa.

4. Vienreiz rakstiet, divreiz pārbaudiet.

Es zinu, es tikko to teicu, bet es šeit domāju kaut ko citu. Papildus kļūdu un citu kļūdu uztveršanai Piešķirot kādu laiku starp darba rakstīšanu un atkārtotu lasīšanu, var tikt pieļautas toņa kļūdas, kas citādi varētu aizbēgt no jums un radīt nepatikšanas . Piemēram, kad esam satraukti vai dusmīgi, mēs bieži rakstām lietas, kuras patiesībā nevēlamies, lai kāds cits lasītu. Pārliecinieties, ka jūsu darbs saka to, ko vēlaties, lai jūs to teiktu, pirms ļaujat tam sasniegt auditoriju.

5. Pievērsiet īpašu uzmanību vārdiem, nosaukumiem un dzimumiem.

Labi, viena lieta ir apkaunojošāka nekā drukas kļūda: visā dokumentā konsekventi zvanīt Smita kungam Smita kundzei. Ja jums nav pozitīva viedokļa par kāda vārda, amata nosaukuma (un ko tas nozīmē) vai dzimuma pareizrakstību, vai nu a) sazinieties ar kādu, kurš zina (piemēram, viņu palīgu), vai b) dzimuma gadījumā , lietojiet dzimumu neitrālu valodu. Viņi un viņu pārstāvji ātri kļūst par pilnīgi pieņemamiem dzimuma neitrāliem vienskaitļa vietniekvārdiem, neskatoties uz to, ko varētu teikt jūsu gramatikas skolotājs un paštaisnie gramatikas naci, kas atrodas zālē.Reklāma

6. Saglabājiet veidnes.

Ikreiz, kad rakstāt īpaši labu vēstuli, e-pastu, piezīmi vai citu dokumentu, ja ir mazākā iespēja, ka nākotnē rakstīsit līdzīgu dokumentu, saglabājiet to kā veidni turpmākai izmantošanai. Tā kā sasteigšanās ar rakstīšanu ir viens no galvenajiem kļūdu un citu kļūdu cēloņiem, ietaupot laiku, izmantojot iepriekš uzrakstītu dokumentu, varat ietaupīt šādas kļūdas . Pirms atkārtotas izmantošanas vienkārši noņemiet visu konkrēto informāciju - nosaukumus, uzņēmumus utt. - Jūs nevēlaties nosūtīt Šarifa kungam vēstuli, kas adresēta O’Toole kundzei!

7. Esi profesionāls, ne vienmēr formāls.

Ir tendence visu biznesa komunikāciju uzskatīt par formālu, kas nav nepieciešams vai pat ir ļoti produktīvs. Oficiālā valoda ir piemērota juridiskiem dokumentiem un darba pieteikumiem, taču tāpat kā žargons bieži kļūst neredzams, drīzāk aizsedz, nevis atklāj tā nozīmi. Tajā pašā laikā atcerieties to neformālam nevajadzētu nozīmēt neprofesionālu - neuzglabājiet personiskos komentārus, nekrāsotus jokus un nekaunīgas tenkas no biznesa komunikācijas. Atcerieties, ka daudziem uzņēmumiem (iespējams, arī jūsu) saskaņā ar likumu ir pienākums glabāt visas korespondences kopijas - nesūtiet e-pastu, nesūtiet pa pastu vai nepaziņojiet neko tādu, ko jūs nejustos ērti lasot ierakstā publiskā tiesas procesā.

8. Atcerieties 5 W (un H)

Tāpat kā žurnālista ziņas, jūsu saziņai vajadzētu atbildēt uz visiem jūsu auditorijai svarīgiem jautājumiem: kurš? Kas? Kad? Kur? Kāpēc? un kā? Piemēram, kam šī piezīme ir svarīga, kas viņiem būtu jāzina, kad un kur to piemēros, kāpēc tā ir svarīga un kā viņiem jāizmanto šī informācija? Izmantojiet 5W + H formulu, lai mēģinātu paredzēt arī jautājumus, kurus jūsu lasītāji varētu uzdot.Reklāma

9. Aicinājums uz darbību.

Vienkārši informatīvu dokumentu saturs reti tiek saglabāts ļoti labi. Lielākā daļa biznesa komunikācijas ir domātas kāda mērķa sasniegšanai, tāpēc pārliecinieties, ka tajās ir iekļauts aicinājums uz darbību - tas ir tas, kas lasītājam tiek sagaidīts darīt . Vēl labāk, kaut kas lasītājam būtu jādara tieši tagad . Neatstājiet lasītājiem iespēju izlemt, ko darīt ar visu jūsu sniegto informāciju - lielākā daļa pat neuztraucas, un pietiekami daudz no tiem, kas to darīs, kļūdīsies, ka pārāk ilgi jums uz rokām būs juceklis.

10. Nedodiet pārāk daudz izvēles iespēju.

Ideālā gadījumā nedodiet nevienu. Ja vēlaties noteikt sapulces laiku, norādiet vienu laiku un lūdziet viņiem apstiprināt vai uzrādīt citu laiku. Dodiet ne vairāk kā divas iespējas un lūdziet viņiem izvēlēties vienu. Pārāk daudz izvēļu bieži noved pie lēmumu paralizēšanas, kas parasti nav vēlamais efekts.

11. Kas tajā ir jūsu lasītājiem?

Efektīvas rakstīšanas stūrakmens raksturo priekšrocības, nevis funkcijas. Kāpēc lasītājam vajadzētu rūpēties? Piemēram, nevienu neinteresē, ka Windows 7 var darboties 64 bitu režīmā - viņiem rūp tas, ka tā var apstrādāt vairāk atmiņas un tādējādi darboties ātrāk nekā 32 bitu operētājsistēma. Funkcija ir 64 biti; ieguvums ir ļaut man ātrāk paveikt savu darbu. Priekšrocības piesaista lasītājus, jo viņus dabiski visvairāk interesē uzzināt, kā viņi var padarīt savu dzīvi vieglāku vai labāku. Reklāma

12. Nolīgt ārštata darbinieku.

Nav rakstīšanas padoms per se , Es zinu, bet tomēr labs padoms. Rakstīšana, visticamāk, nav jūsu stiprā puse - ja tas ir svarīgi, algojiet kādu, kuram rakstīt ir viņu spēcīgais uzvalks. Jūs domājat, ka ārštata darbinieki ir domāti tikai mārketinga materiāliem, taču tā nav taisnība - labs ārštata rakstnieks var sagatavot piezīmes, apmācības rokasgrāmatas, iekšējās vēstules, korporatīvos biļetenus, emuāra ierakstus, wiki ierakstus un gandrīz visu citu veidu tekstu, ko varat iedomāties. . Atkarībā no jūsu vajadzībām, jūs varat nodarboties ar lauksaimniecību pēc vajadzības vai pārvietot ārštata darbinieku uz kabinetu uz vietas, vai arī izstrādāt citus pasākumus, kas vislabāk atbilst jūsu vajadzībām. Par labu rakstīšanu ir paredzēts maksāt vismaz 30 USD stundā un, visticamāk, 50–125 USD stundā - ikviens, kurš maksā mazāk, vai nu nav pārāk labs, vai arī nav pārāk lietpratīgs. (Šie tarifi attiecas uz rakstniekiem ASV metro rajonos - likmes var atšķirties citās pasaules daļās.)

Lieliska rakstīšana var prasīt talantu, kas ir maz no mums, bet efektīvs rakstīšana ir apgūstama prasme. Ja jūsu biznesa rakstīšana nav šņaucama, izpildiet iepriekš minētos padomus un pārbaudiet, vai nevarat to uzlabot. Ja jūsu rakstiski dara iziet garām, kā būtu atstāt padomu vai divus zemāk esošajos komentāros?