Pat pēc sociālo mediju parādīšanās un īsziņu uzlabošanas e-pasts joprojām ir saziņas veids, kas turpina dominēt profesionālajā jomā. Spēja dot norādījumus, dzēst ugunsgrēkus un daudz ko citu, neradot aci pret aci, daudziem uzņēmumiem ir ļāvusi izmantot e-pastu kā produktivitātes rīku. Tomēr ir gadījumi, kad profesionalitāte iziet ārpus loga, un etiķetes noteikumi tiek aizmirsti. Šodien mēs apskatīsim 27 e-pasta etiķetes padomus biznesa profesionāļiem.

1. Sveicieni un nosūtīšana

Es nekad nesāku e-pastu ar saturu. E-pasts vienmēr sākas ar skaņu ievadu vai ar saņēmēja vārdu. Sākumā tas viņiem darīs zināmu, ar ko viņi runā. Kad sākat atzīt viņus vārdā (piem., Sveiki, Džons Doe), jūs viņiem paziņosiet, ar ko plānojat runāt. Kad esat pabeidzis e-pastu, vienmēr pabeidziet sakot Paldies vai Prieku, lai piekoptu labu etiķeti un cieņu.

2. Zināt, kad jāzvana

Ne visai saziņai jānotiek pa e-pastu. Kad sarunā sāk pieminēt specifiku, var būt saprātīgi ieplānot tālruņa zvanu - tas var novērst pārpratumus un pat paātrināt saraksti. Ir arī cieņpilni pacelt tālruni, ja tiek atcelta sapulce, kas ieplānota pa e-pastu.

3. Ievērojiet pieturzīmes

Profesionālisms nozīmē zināt, kā domāt par pieturzīmēm. Standarta e-pasta sarakstē aptuveni 95% gadījumu jāizmanto periodi un jautājuma zīmes. Atstājiet izsaukuma punktus, kad jūsu saruna ir vieglprātīga, un esat pazīstams ar adresātu.

4. Pulkstenis atzīmējas

Nodarbojoties ar biznesu, nekad nelieciet viņiem gaidīt. Kā saka, laiks ir nauda. Jums nekad nevajadzētu ļaut saņēmējam gaidīt atbildi ilgāk par divām dienām. Gluži kā tālruņa zvans, gaidīšana uz e-pastu var kavēt progresu jebkurā projektā, kuru mēģināt izveidot. Galu galā, vai tāpēc ne jūs sūtāt e-pastu un neizmantojat gliemežu pastu?

5. Uzrakstiet to pareizi

Gramatikai un pareizrakstībai jābūt diviem apsvērumiem, nosūtot e-pastu profesionālā vidē. Lai gan saturs ir e-pasta zvaigzne, pārliecinoties, ka gramatika ir pārbaudīta, biznesa paziņa ļauj zināt, ka jūs nopietni uztverat sarunu. Lielākajai daļai e-pasta klientu ir pareizrakstības un gramatikas pārbaudes, tāpēc izmantojiet tos!Reklāma

6. Apsveriet uzņēmuma kultūru

Būsim godīgi - kaut arī gramatikai un tonim jābūt profesionālam, mums tomēr jāņem vērā uzņēmumi, ar kuriem sazināmies. Iekšējā biznesa e-pasts starp mierīgākiem uzņēmumiem, protams, nedaudz atšķirsies no, teiksim, Baltā nama. Rūpējoties par savu gramatiku, e-pastu nosūtīšanas laikā turpiniet dot pieejamu atmosfēru.

7. Inženieris Perfect Subject Line

Pirmā lieta, ko redz saņēmējs, ir tēmas rindiņa. Atklāti sakot, viņi pirms temata rindas nolasīs e-pasta nozīmi pēc tēmas. Pārliecinieties, ka atstājat lielu iespaidu, ievērojot lielo burtu lietošanu, kodolīgumu un punktu.

8. Atbildēt pret Atbildēt-visiem

Nekas nav apkaunojošāks par masveida e-pasta nosūtīšanu, kas bija paredzēts tikai vienam adresātam. Tas ir rezultāts e-pastam, kas sākās ar vairākiem adresātiem. Atbildot, jums būs iespēja Atbildēt - kas nosūta sūtītājam e-pastu, vai Atbildēt visiem, kas nosūta jūsu ziņojumu visiem, kuriem tika nosūtīts sākotnējais ziņojums. Pirms nosūtīšanas pārbaudiet vēlreiz, citādi jums būs žēl.

9. Apsveriet citu privātumu

Būs gadījumi, kad jums būs jānosūta uzņēmuma e-pasta ziņojumi vairākiem adresātiem, kuri, iespējams, nepazīst viens otru. Saņēmēja e-pasta adrese vidējā e-pasta ziņojumā tiek pievienota sadaļai Kam:, bet vairākos saņēmēju e-pastos adreses jāpievieno sadaļai BCC vai Blind Carbon Copy, lai citi nevarētu skatīt saņēmēja adreses.

10. Pielāgojiet parakstu

Atšķirībā no apsveikuma vai nosūtīšanas, e-pasta paraksts tiek automātiski pievienots ziņojuma apakšdaļai, kur varat pievienot nelielu biogrāfiju un kontaktinformāciju. Tas neaizstāj kvalitatīvu apsveikumu, bet tas ļauj jaunam paziņam uzzināt vairāk par tevi un uzzināt, kur ar tevi sazināties.

11. Dodieties brīvdienu režīmā

Vairākas reizes gadā, atvaļinājuma laikā, es parasti esmu norobežojusies no sava e-pasta. Kā redzams 4. padomā, laiks ir būtisks, un ir nepieklājīgi atstāt e-pasta ziņojumu iesūtnē bez atbildes. Lai brīdinātu personas par manu prombūtni, es pievienoju automātisko atbildētāju (izmantojot Gmail, bet pieejams arī citiem klientiem), minot, kāpēc esmu aizgājis un kad atgriezīšos.Reklāma

12. Esiet uzmanīgs saitēs

Hakeri ir atraduši veidus, kā pielikumiem un saitēm pievienot vīrusus un ļaunprātīgu programmatūru. Pārsūtot e-pastus, pārliecinieties, ka saites un pielikumi ir droši. Samaziniet arī pārsūtīto ķēdes ziņojumu skaitu un nekad nesūtiet tos no nezināma adresāta.

13. Izveidojiet TL: DR kopsavilkumu

TL: DR ir akronīms, kas stāv pārāk ilgi, nelasīja. Tas ir diezgan strupi un attiecas uz daudziem aizņemtiem biznesa paziņām, kuri vienkārši ir pārāk aizņemti, lai lasītu garas e-pasta sarunas. Šī iemesla dēļ, pārsūtot vai periodiski, atbildot uz sarunām, apkopojiet iepriekšējos punktus aizzīmēs, lai saņēmēji būtu informēti par e-pasta saturu.

14. Darba meklēšanas padoms: atsākt un pavadvēstuli

Meklējot darbu, e-pasta etiķetei ir vislielākā nozīme. Atbildot uz darba dēli, vienmēr pārliecinieties, ka esat pievienojis savu CV un pavadvēstuli. Pēc noklusējuma tiem jābūt pielikumiem, ja vien tie nav tieši pret tiem.

15. Jautājiet pirms pievienošanas

Uzņēmumiem nepatīk lielie pielikumi tāpēc, ka uzņēmumiem tiek piešķirta noteikta uzglabāšanas vieta, par kuru viņi maksā. Jūsu lielais pielikums apēd viņu krātuves pabalstu. Pirms sūtāt lielu vai vairākus pielikumus, vienmēr lūdziet saņēmēja atļauju.

16. Kad ironija ir piemērota?

Ironija ir populāra komēdijas forma lielākajai daļai cilvēku. Tomēr biznesa vidē no tā vajadzētu izvairīties. Ironiju jebkurā rakstiskā formā labākajā gadījumā var pārprast, un sliktākajā gadījumā to var uztvert kā aizskarošu. Saglabājiet ironiju par e-pastiem savā uzņēmumā.

17. Pārdomājiet savu fontu

Uzņēmuma e-pasts nav PowerPoint prezentācija no jūsu sestās klases angļu valodas projekta: atstājiet izdomātos fontus uz citu laiku. Dažiem uzņēmumiem var nebūt ne tikai neprofesionāli, bet arī e-pasta klienti, kuri var uzrādīt šādus fontus. Turklāt, kurš vispār vēlas izlasīt Edwardian Script fontu?Reklāma

Izmantojamie profesionālie fonti

• Times New Roman
• Džordžija
• Veranda
• Arial
• Helvetica
• Kalibri

18. Dokumenti ir atvērti visiem

Neskaidri failu tipi var liegt uzņēmumiem iespēju atvērt sūtītos pielikumus, kas var palēnināt uzņēmējdarbību un projektus. Atstājiet pielikumu failu tipus PDF failos, .doc, .txt vai .jpeg. Parasti tie ir pieņemama izmēra, un tos var atvērt lielākajā daļā mašīnu un operētājsistēmu.

19. Atdaliet darbu no spēles

Nav saprātīgi izmantot uzņēmuma e-pastu, lai nosūtītu personiskus ziņojumus draugiem un radiem. Izmantojiet savu biznesa e-pastu tikai kolēģiem un biznesa paziņām divu iemeslu dēļ: lai saglabātu iesūtnes profesionālo raksturu un ierobežotu e-pasta krātuves izšķērdīgu izmantošanu.

20. Pārliecinieties, ka jūsu e-pasts netika izmests

Ja neesat dzirdējis no uztvērēja, iespējams, ka viņi ir aizņemti. Jautājums par to, vai viņi ir saņēmuši jūsu ziņojumu, var to pasliktināt, taču ir gadījumi, kad e-pasta ziņojumi ir diezgan piemēroti. Pagaidiet nedēļu līdz pusotru nedēļu, ja laiks ļauj, un, ja jums joprojām nav atbildes, zvaniet viņiem vai nosūtiet citu e-pastu.

21. Izlieciet nodomus skaidri

Kad saņēmējiem ir tikai minūte vai divas minūtes, lai lasītu e-pastu, ziņa jāpadara pēc iespējas kodolīgāka un precīzāka. Pirms mazliet padziļināt, e-pasta sākumā norādiet to, ko jūs sagaidāt no adresāta.

22. Pievienojiet e-pastu savam tālrunim

Lai neļautu saņēmējiem gaidīt, pievienojiet sava uzņēmuma e-pastu savam tālrunim, lai nodrošinātu, ka spējat uz tiem atbildēt savlaicīgi. Lielākās daļas viedtālruņu iestatījumos jūs varat pielāgot savu parakstu.Reklāma

23. Uzņēmuma iekšējie saīsinājumi

Lai gan saīsinājumi jauniem paziņām ir nepietiekami ieteikti, uzņēmuma akronīmu veidošana starp kolēģiem var būt gudrs veids, kā pārliecināties, ka viņi saprot ziņojuma nozīmi vai nolūku. Tādi akronīmi kā NRN (Atbilde nav nepieciešama) var ļaut kolēģiem uzzināt, kādi ziņojumi ir steidzami un kas var gaidīt.

24. Paplašiniet to, kas ir e-pastā

Ir viegli vainot, ka esat aizmirsis vai pārpratis sapulces pieprasījumu, kas nosūtīts pa e-pastu. Lielākajai daļai e-pasta klientu nav trauksmes sistēmu. Tas nozīmē, ka jūs esat atbildīgs par to, lai produktivitāte būtu ārpus iesūtnes (izveidot kalendāra brīdinājumus par sapulcēm utt.).

25. Apsveriet laika atšķirības

Pieprasīt zvanu vai sapulci pa e-pastu var neatbildēt savlaicīgi. Tomēr ir jānodrošina, ka tas nav saistīts ar laika joslu atšķirībām. Ja pieprasāt zvanu no Austrālijas paziņas un atrodaties Ņujorkā, pārliecinieties, ka ir izstrādātas laika joslu atšķirības.

26. Pārbaudiet savu kalendāru

Lai novērstu nevajadzīgu turp un atpakaļ nosūtīšanu pa e-pastu, ir ieteicams ņemt vērā tradīcijas un svētkus saņēmēja kultūrā vai reliģijā. Ja atrodaties valstī, kur Ziemassvētki netiek plaši svinēti, iespējams, nav saprātīgi sapulci ieplānot 24. decembrī, kad pārējā jūsu atrašanās vieta darbojas kā parasti.

27. Informējiet darbiniekus par etiķeti

Ir patīkami un neveikli pašam ievērot visus šos e-pasta etiķetes padomus, taču, ja tikai jūs tos ievērojat, tas jūsu uzņēmumam joprojām rada sliktu tēlu. Dalieties ar kolēģiem ar vērtīgiem e-pasta etiķetes padomiem, lai nodrošinātu uzņēmuma nosaukuma saglabāšanu.

Paziņojiet mums zemāk esošajos komentāros, kad jūsu e-pasta etiķete atstāja labu iespaidu uz saņēmēju. Tāpat informējiet mūs, kad e-pasta etiķete tika izmesta pa logu, un tās iznākumu.Reklāma