Mēs visi izmantojam e-pastu, bet dažreiz mēs to izmantojam pārāk daudz vai izmantojam neatbilstoši. Lai maksimāli izmantotu e-pastu, tas jāizmanto uzmanīgi un saprātīgi. Šie ir 10 padomi, kā maksimāli izmantot e-pastu.

1. Izmantojiet dažādus e-pasta kontus dažādiem mērķiem.

Ir labi, ja ir atsevišķi e-pasta konti atsevišķiem mērķiem. Piemēram, jums var būt viens uzņēmējdarbībai un viens sociālajām aktivitātēm. Tas nozīmē, ka jūs varat pārbaudīt personīgo e-pastu vakarā, nedomājot / neraizējoties par biznesu. Ja redzat svarīgu priekšnieka ziņojumu, tas var sabojāt jūsu nedēļas nogali vai vakaru. Dienas beigās vēlaties, lai jūs varētu izkļūt no darba. Neļaujiet e-pastam padarīt jūs par vergu darbā. Daži cilvēki uzskata, ka ir neērti pārbaudīt 2 dažādus e-pasta kontus. Bet relatīvās neērtības ir viegli atsver priekšrocības.

2. E-pasts ne vienmēr ir labākais saziņas veids.

Ja jums ir patiešām svarīgs jautājums vai jūs esat satraukts ar kādu, e-pasts bieži vien nav labākā atbilde. Ja nepieciešams, runājiet tieši ar personu, nevis pa e-pastu.Reklāma

3. Nesaki neko tādu, ko neteiksi personīgi.

Šis padoms noteikti ir sniegts arī iepriekš. Bet vienmēr ir vērts sev atgādināt par to, cik svarīgi ir būt pieklājīgiem un izvairīties no nevajadzīgas rupjības. Mēs to vēlāk nožēlosim. E-pasts atvieglo skarbu vārdu lietošanu, jo tas ir bezpersoniski. Mums jābūt ļoti uzmanīgiem.

4. Izmantojiet labu nosaukumu

Daudzi cilvēki ignorē e-pasta nosaukumu. Ja tēmas izmaiņas nemaina veco re: neatbilstošo nosaukumu Labs nosaukums palielina iespēju, ka cilvēki patiešām lasīs jūsu e-pastu, nevis vienkārši atstās to vēlāk. Slikts nosaukums pat var tikt izdzēsts kā surogātpasts.Reklāma

5. Neignorējiet angļu valodas pamatus.

Tas, ka tas ir e-pasts, nenozīmē, ka mums ir jāraksta kā 5 gadus vecam bērnam vai jālieto īsziņu valoda. Tas norāda uz slinkumu un aprūpes trūkumu. Ja jums nav laika pareizi reaģēt, pagaidiet, kamēr jūs to izdarīsit. E-pasta ziņojumi ir īsi, taču pilnībā neignorējiet gramatikas un pareizrakstības pamata lietošanu.

6. Turiet to īsu

E-pasta ziņojumi var būt īsi un precīzi. Ja ziņojumam jābūt garam, pārliecinieties, ka tas ir sadalīts dažādās sadaļās, kuras ir viegli lasīt. Bet parasti jums jācenšas to saglabāt mazāk par 5 teikumiem. Tas ir labs gan rakstniekam, gan lasītājam.

7. Apstipriniet svarīgus e-pastus. Reklāma

Ja kāds nosūta dažus svarīgus dokumentus, failus vai ziņojumus, pārliecinieties, ka vismaz jūs apstiprināt viņu saņemšanu. Pretējā gadījumā viņi var nezināt, vai viņi tos ir ieguvuši. Tam nav jābūt garam; tas var būt diezgan īss.

8. Izveidojiet standarta atbildes

Ja atklājat, ka sūtāt līdzīgas atbildes daudziem cilvēkiem, izveidojiet ziņojuma melnrakstu un saglabājiet to mapē melnraksti (vai uzrakstiet to vārdos). Šo standarta atbildi varat izmantot, lai nosūtītu e-pastu daudziem cilvēkiem. Neaizmirstiet to personalizēt, pievienojot viņu vārdu.

9. Esiet piesardzīgs, atbildot visiem.

Ja esat sācis e-pastu, pārliecinieties, ka zināt atšķirību starp atbildēšanu vienai personai un atbildēšanu visiem uz sākotnējo ziņojumu. Pietiek ar to, ka nosūtīsit daudz e-pastu, kurus nevēlaties, lai visi redzētu. Var būt ārkārtīgi neērti nosūtīt personisku ziņojumu, lai visi to redzētu - tas tomēr notiek. Ja jums ir jauni darbinieki, pārliecinieties, ka viņi zina šo atšķirību. Tas ietaupīs daudz iespējamo problēmu.Reklāma

10. Sastādiet savu parakstu.

Paraksta iegūšana izskatās profesionāla un ļauj ierakstīt to pašu informāciju katrā e-pastā. Atcerieties, ka cilvēki varētu vēlēties sazināties ar jums, izmantojot citas metodes, nevis e-pastu. Tāpēc pārliecinieties, ka jums ir tālruņa numurs un adrese. Ja nepieciešams, pievienojiet visas jūsu kvalifikācijas un vietnes. Tas cilvēkiem dod iespēju uzzināt vairāk par jums.

Tejvans atjaunina dažādus emuārus, tostarp Tīkla rakstīšana emuārs par emuāru veidošanu un produktivitātes palielināšanu. Tas ietver tādus rakstus kā kā sasniegt vairāk, darot mazāk . Foto autors Tejvans .