Neatkarīgi no tā, kādā biznesā jūs nodarbojaties, izredzes ir tādas, ka jūs vismaz kādu laiku pavadāt tikšanās reizēs. Jūsu tikšanās var būt lielas grupas sanāksmes, viens pret otru vai pat darba intervijas. Jūs pat varat izlaist tikšanās klātienē aspektu un veikt konferences zvanus vai izmantot Skype. Neatkarīgi no tā, kāda veida sapulci esat ieplānojis, šie padomi var palīdzēt uzlabot prasmju noteikšanas prasmes.

1. Noteikt darba kārtības pirms laika. Zinot, ko sapulcē plānojat paveikt, varēsiet izlemt, cik ilgi plānojat palikt šajā tikšanās reizē - pieņemot, ka varat ievērot savu darba kārtību. Var būt grūti panākt, lai citi cilvēki paliek uz ceļa, taču neviens īsti nevēlas pavadīt visu dienu vienā tikšanās reizē. Turklāt saskaņotās darba kārtības aizpildīšana patiešām ir vienīgais veids, kā pārliecināties, kad sapulce ir beigusies.
2. Piedāvāt tikšanās laika un datuma iespējas. Tā vietā, lai pa tālruni vai pa e-pastu ietu garu turpināšanu turp un atpakaļ, izvēlieties divas vai trīs tikšanās reizes, kas jums der, un iepazīstiniet tās ar savu iecelšanas otru pusi. Ja jums ir darīšana ar lielāku grupu, gandrīz tiek garantēts, ka vismaz viena opcija kādam nederēs, un vairāku iespēju izmantošana ir daudz ātrāks veids, kā panākt vienprātību.
3. Izvairieties no iedomātām programmatūras lietojumprogrammām. Lai gan tur ir kāda ļoti pievilcīga tikšanās iestatīšanas programmatūra, mēģiniet izvairīties no kaut kā neparasta. Izņēmums no šī noteikuma ir ballītes vai ļoti lielas sanāksmes. Kopumā šo lietojumprogrammu izmantošana prasa vairāk laika, nekā tās ir vērts - jaunajiem lietotājiem ir mācīšanās līkne, un atbildes uz e-pastu saņemšana var aizņemt divreiz ilgāku laiku. Tomēr, mēģinot koordinēt lielas cilvēku grupas, lietojumprogrammas izmantošana var nodrošināt centrālo atrašanās vietu, nevis izsūtīt milzīgas e-pastu partijas.
4. Pārliecinieties, ka jums patiešām nepieciešama sanāksme. Ir paredzētas daudzas tikšanās vienkāršām lietām, piemēram, dokumenta nodošanai apstiprināšanai. Ja vien šis dokuments nav pietiekami īss, lai to varētu pilnībā izskatīt sapulces laikā, varētu būt lietderīgāk pamest dokumentu un atgriezties vēlāk, lai atbildētu uz jautājumiem un veiktu apstiprināšanas procesu. Pirms reāli norunājat savu iecelšanu, padomājiet, vai šo jautājumu varētu risināt ātrāk.
5. Samaziniet ceļojuma laiku. Viens no iemesliem, kāpēc tikšanās mūsu kalendāros patērē tik daudz laika, ir ceļojuma nepieciešamība. Mums jābrauc uz klientu birojiem, kafejnīcām vai uz kurieni mēs tiekamies. Mēs varam samazināt šo apņemšanos, iesakot mums satikties savās vietās, tikties pusceļā vai vispār izlaist tikšanos personīgi. Iespējas, piemēram, tālruņa zvani vai videokonferences, bieži vien var izpildīt visas prasības, kas saistītas ar iecelšanu, pēc kuras braucāt pa pilsētu.
6. Ieplānojiet laiku gan sagatavošanai, gan ziņošanai. Nosakot iecelšanu, padomājiet par to, kas jums varētu būt jādara, lai tam sagatavotos - pārskatiet ziņojumu, sagatavojiet prezentāciju vai izgludiniet savu kreklu - un ieplānojiet laiku katrai no šīm darbībām pirms jūsu faktiskās iecelšanas. Ir arī vērts ieplānot piecpadsmit minūšu sagatavošanās sesiju tieši pirms jūsu iecelšanas, lai iegūtu informāciju par pēdējo brīdi. Tas pats attiecas arī pēc tam: pēc sapulces jums var būt noteikti papildu uzdevumi. Plānošana vismaz dažas minūtes pēc tikšanās garantē, ka jums būs laiks pārliecināties, vai piezīmes ir pilnīgas, un jebkādas turpmākas darbības to vismaz iekļauj kalendārā (ja to nevarat izdarīt tad).
7. Atsevišķas personiskās un biznesa tikšanās. Daudzi no mums mēģina ielādēt visas tikšanās ārpus biroja vienā dienā. Neņemot vērā problēmu, kas notiek, ja tikai viens nokavējas, jums ir jautājums par mēģinājumu pārslēgt ātrumus starp tikko klientam sniegto prezentāciju un kadru, kuru ārsts jums gaida. Šāda veida garīga pārslēgšanās var tikai apgrūtināt turpmāko tikšanos apstrādi. Mēģiniet ieplānot personīgās un biznesa tikšanās dažādās dienās.
8. Atjauniniet tikšanās plānotājus. Ja jūs neesat vienīgais, kurš plāno tikšanās, ir svarīgi pārējos turēt lokā. Pretējā gadījumā jūsu nozīmīgais cits var sagaidīt jūs ģimenes vakariņās, vienlaikus pabeidzot lielu projektu. Šī iemesla dēļ man patīk koplietojami kalendāri, piemēram, Google kalendārs, taču ir veidi, kā kopīgot gandrīz visu veidu kalendārus, ja esat atkarīgs no savas sistēmas. Iecelšanas plānotājos var būt jūsu vadītājs, nozīmīgais cits, administratīvais palīgs (jūsu vai departamenti) un vesels pulks citu cilvēku.
9. Ierobežot uzaicinātos. Iespējams, ka progresa ziņojumam nebūs vajadzīgs viss uzņēmums. Tā vietā izlemiet, kam patiesībā jābūt jūsu iecelšanas laikā - jūs vienmēr varat nosūtīt masveida e-pastu vēlāk, ja cilvēki jūtas atstumti. Es jau iepriekš esmu bijis situācijās, kad augstākstāvošie cilvēki jutās atstāti, ja jūs tos nepievienojāt katrā tikšanās reizē, kuru jūs izveidojāt. Vislabākā likme, šķiet, ir sanāksmes pasniegšana kā kaut kas tāds, kas nebūtu vērtīgs viņu laika izmantojums.
10. Apstipriniet visu! Pārliecinieties, kad un kur notiek sapulce, kāda ir darba kārtība, pat kā tur nokļūt. Viss, kas jums patiešām ir vajadzīgs, ir īsa e-pasts dienu vai divas pirms tikšanās, kurā ir izklāstīta tikšanās, un atbildē lūdziet vienkāršu jā, ja viss ir pareizi.