Lai lietas tiktu izdarītas pareizi un laikā, ir jābūt produktīvai. Tātad, kā jūs zināt, kuri uzdevumi ir būtiski un kuri var gaidīt? Atbilde ir prioritāšu matricā, kas pazīstama arī kā Eizenhauera matrica.

Matrica savu nosaukumu ieguva Dvaita Deivida Eizenhauera vārdā.

Eizenhauers bija ASV armijas ģenerālis un 34. ASV prezidents no 1953. līdz 1961. gadam. Būdams piecu zvaigžņu ģenerālis un ASV armijas augstākais komandieris, viņš izstrādāja stratēģiju sabiedroto iebrukumam Eiropā.^[1]

Eizenhaueram katru reizi bija jāpieņem grūts lēmums par prioritāriem uzdevumiem no daudziem, kuriem ikdienā jāpievērš uzmanība. Tātad, viņš nāca klajā ar slaveno Eizenhauera matricu jeb prioritātes matricu.

Satura rādītājs

1. Kas ir prioritāšu matrica?
2. Kā izmantot prioritātes matricu
3. Secinājums
4. Vairāk padomu par prioritātes noteikšanu

Kas ir prioritāšu matrica?

Prioritāšu matrica ir rīks, lai novērtētu savus uzdevumus, pamatojoties uz steidzamību. Tas palīdz jums uzzināt kritiskās darbības un tos uzdevumus, kurus jums vajadzētu apiet, un tie var būt noderīgi projektu vadībā, mazajos uzņēmumos vai personīgos uzdevumos.

Eizenhauers par matricu ir teicis:

Lielākā daļa steidzamo uzdevumu nav svarīgi, un lielākā daļa svarīgo uzdevumu nav steidzami.

Šis citāts kļuva par Eizenhauera maksimumu, pārvaldot savu laiku.

Prioritāšu matricā ir četri kvadrāti, kas palīdz salīdzināt izvēli, ko darīt vispirms un pēdēji, ļaujot noteikt prioritātes projektiem un izveidot stratēģisko plānu^[2].

Reklāma

Kvadranti ir:

• Dariet
• Grafiks
• Delegāts
• Novērst

Dariet

Do ir pirmais kvadrants prioritāšu matricā, un tajā ir iekļautas svarīgas darbības. Tas ir, tie uzdevumi, kas jums steidzami jāveic - krīzes, termiņi un jautājumi, kuriem nepieciešama steidzama uzmanība un kuri ir ļoti saistīti ar jūsu dzīves misiju.

Hw vai jūs zināt, kurš uzdevums ietilpst šajā kvadrantā?

Sāciet ar savu prioritāšu analīzi un pēc tam nosakiet, vai tas atbilst kritērijiem “dari tagad”. Ja uzdevums ir sasniedzams dienas laikā vai 24–48 stundu laikā, tas ir steidzami.

Vēl viena pieeja, kuru varat izmantot, nosakot prioritāros uzdevumus šajā kategorijā, ir Marka Tvena pieņemtais princips ēst vardes. Šis princips iesaka jums veikt vissteidzamākās darbības, tiklīdz pamostas.

Šeit ir praktisks piemērs.

Pieņemsim, ka jums ir jāizstrādā satura stratēģija un jāiesniedz pārskats pārvaldniekam. Ir sestdiena, un iesniegšanas termiņš ir pirmdiena. Vai mēs varam teikt, ka darbība ir steidzama? Noteikti!

Grafiks

Prioritāšu matricas otrais kvadrants ir Kalendārs. Prioritāšu matrica klasificē uzdevumus šajā kategorijā kā svarīgus, bet ne tik steidzamus.

Tie ir ilgtermiņa mērķi un uzdevumi bez tūlītēja termiņa. Šie uzdevumi varētu ietvert meditāciju, žurnālu sastādīšanu, studijas, ģimenes laiku un vingrošanu.

Šajā kvadrantā jūs varat plānot darbības kādam citam periodam. Piemēram, jums vajadzētu nodarboties ar labu veselību, taču jūs varat atvēlēt laiku, lai to izdarītu.Reklāma

Ieplānojiet šīs darbības tā, lai tās netiktu pārnestas uz kvadrātu Do vai Steidzami. Pārliecinieties, ka jums ir pietiekami daudz laika to izpildei.

Delegāts

Trešais prioritātes matricas kvadrants ir Delegāts.

Šie uzdevumi jums nav svarīgi, bet citiem ir diezgan steidzami. Šeit parādās komandas darbs.

Šajā kategorijā jūs varat tehniski izpildīt uzdevumus, taču tam ir jēga deleģēt tos . Uzdevumu deleģēšana nodrošinās, ka jums būs vairāk laika, lai veiktu darbības pirmajos divos kvadrantos.

Jums vajadzētu arī uzraudzīt deleģētos uzdevumus. Tas nozīmē milzīgu laika izšķiešanu tikai tad, ja jums nav izsekošanas sistēmas deleģētajiem uzdevumiem.

Novērst

Pēdējais kvadrants izceļ jūsu produktivitātes slepkavas. Tie ir uzdevumi, kas nav svarīgi jūsu mērķiem un nav steidzami. Vienīgais veids, kā palielināt savu produktivitāti, ir tos novērst.

Daži piemēri pastāvīgi pārbauda tālruni, skatās filmas vai spēlē video spēles.

Tie varētu būt arī slikti ieradumi, kas jums jāidentificē un jāizdzēš no ikdienas un nedēļas grafika.

Veiksmīgi cilvēki ir iemācījušies noteikt prioritātes un ievērot svarīgo. Viņi ir iemācījušies atrast labāku cilvēku kādam uzdevumam vai likvidēt mazāk nozīmīgus uzdevumus.

Apskatīsim divas iedvesmojošas personības, kuras ir izstrādājušas savu prioritāšu sistēmu.Reklāma

Vorens Bufets izstrādāja divu sarakstu prioritātes noteikšanas modeli, lai noteiktu, kurš uzdevums ir pelnījis viņa labāko uzmanību. Apakšējā līnija ir apiet lietas, kas ir svarīgas un noderīgas, bet nav prioritāšu augšgalā.

Marks Fords, biznesa konsultants, mārketings, pašu veidots miljonārs un autors izstrādāja savu stratēģiju:

Sāciet darbu ar vissvarīgāko prioritāti, paņemiet pārtraukumu, strādājiet ar otro vissvarīgāko uzdevumu, paņemiet pārtraukumu, pēc tam līdz pēcpusdienai sakārtojiet mazāk svarīgās darbības un visus uzdevumus, ko viņš saņēma no citiem indivīdiem.^[3]

Kā izmantot prioritātes matricu

Prioritāšu matricas izmantošana var būt sarežģīta, ja esat jauns, taču, veicot dažas vienkāršas darbības, varat iemācīties to izmantot pēc iespējas labāk.

1. Uzskaitiet un sarindojiet savas prioritātes

Izcelt visus uzdevumus, kas jums jāveic dienā. Pēc tam klasificējiet tosar svērtajiem kritērijiempamatojoties uz steidzamību un nozīmi.

Identificējiet visas darbības, kurām nepieciešama ātra darbība. Es atsaucos uz uzdevumu, kuru nepabeidzot tajā dienā, tas var radīt nopietnas sekas. Piemēram, ja jūs neiesniedzat savu satura stratēģiju, citi satura rakstītāji nevar darboties. Tas nozīmē, ka jums jāpārbauda, ​​vai nav augstas prioritātes atkarību.

2. Definējiet vērtību

Nākamais solis ir pārbaudīt nozīmi un novērtēt, kurš no tiem visvairāk ietekmē jūsu biznesu vai organizāciju. Parasti varat pārbaudīt, kuriem uzdevumiem ir augstāka prioritāte nekā citiem. Piemēram, pirms rūpējaties par iekšējo darbu, jums jāievēro klienta prasības.

Varat arī novērtēt vērtību, pārbaudot, kā uzdevums ietekmē organizācijas cilvēkus un klientus. Īsāk sakot, jo lielāka uzdevuma ietekme uz cilvēkiem vai organizāciju, jo augstāka prioritāte.

3. Izņemiet visvairāk izaicinošo uzdevumu

Vilcināšanās nav slinkuma simptoms, bet izvairīšanās ir. Patiesībā jūs parasti izvairīsities no uzdevumiem, kurus nevēlaties veikt. Bijušais Goldman Sachs izpilddirektors Loids Blankfeins reiz teica, ka, nokļūstot birojā, viņš vispirms veiks visbīstamāko uzdevumu.

Braiens Treisijs šos uzdevumus nosauca par vardēm, kuras jums jāēd. Tas novērsīs kaitinošo šausmu, kas rada spiedienu uz jums, kad jūs atlikat nepieciešamos uzdevumus^[4]. Šeit var palīdzēt prioritāšu noteikšanas matrica; nekavējoties ēst Do vardes.Reklāma

Ja jums nepieciešama palīdzība, lai pārvarētu vilcināšanos, pārbaudiet Šis raksts .

4. Ziniet, kas jums ir svarīgs

Kamēr jūs atrodaties šajā kosmosā, jūs vienmēr sastopaties ar dažādām izvēlēm, kas var būt pretrunā ar jūsu mērķiem. Piemēram, fantastiska reklāma, kas prasa pārmērīgus ceļojumus, jūs izolēs no svarīgām attiecībām. Ja jūs neapzināties prioritātes, varat to pieņemt, kaut arī jūsu ģimene ir jūsu prioritāte.

Tāpēc ir jēga identificēt to, kas jums ir svarīgs, un sagatavot sevi neapdraudēt šīs svarīgās lietas tūlītēja prieka vai ieguvuma gūšanai.

Jogi Berra to parakstīja šādi:

Ja nezināt savu galamērķi, varat nokļūt kaut kur citur.

5. Noteikt regulāru bez darba laiku

YouTube izpilddirektore Sjūzena Vojcicki izveidoja noteikumu nepārbaudīt viņas e-pastus no pulksten 18 līdz 21. Saskaņā ar CNN Business ziņojumu viņa bija pirmā sieviete, kas pieprasīja grūtniecības un dzemdību atvaļinājumu, kad Google tikko sāka darbu. Neskatoties uz to, ka ir YouTube izpilddirektore, viņa prioritāti piešķir vakariņu laikam kopā ar ģimeni^[5].

Vai ir iespējams samazināt laiku mūsu attiecībām un interesēm ārpus darba?

Protams, un tāpēc jums jānosaka savs darba laiks. Šī pieeja ļaus atjaunot enerģijas līmeni nākamajam uzdevumam. Turklāt jums būs vislabākās iespējas izpētīt, jo neatrodaties savā ierastajā darba zonā.

6. Zināt, kad apstāties

Dažreiz jūs varat sasniegt visu savā sarakstā. Pēc tam, kad esat nosakījis prioritāti darba slodzei un novērtējis aprēķinus, noņemiet atlikušos uzdevumus no prioritāšu saraksta un koncentrējieties uz vissteidzamākajiem un svarīgākajiem uzdevumiem.

Secinājums

Nepietiek, lai gūtu panākumus darbā. Pārliecinieties, ka veltāt laiku savai ģimenei un svarīgām attiecībām jūsu dzīvē.Reklāma

Darba sākšana un laika atrašana var būt grūts, taču, praktizējot prioritātes matricu, jūs atradīsit, ka esat produktīvāks un labāk varat sadalīt laiku starp jums svarīgām lietām.

Vairāk padomu par prioritātes noteikšanu

• Kā noteikt prioritāti tieši 10 minūtēs un strādāt 10x ātrāk
• Atpakaļ uz pamatiem: prioritāšu noteikšana
• Kā noteikt darbu prioritāti, kad viss šķiet svarīgs

Piedāvātais fotoattēlu kredīts: William Iven, izmantojot unsplash.com

Atsauce