Dažreiz šķēršļu noteikšana komunikācijā darbā var būt diezgan vienkārša. Ja nepareiza saziņa tiek atstāta bez uzmanības, to var redzēt kā konfliktu darba vietā vai samazinātu produktivitāti. Nepietiekamas komunikācijas tendence notiek, ja ir maz pārredzamības. Un dažreiz tas var būt neapzināts.

Izcilība ārkārtīgi labi izdara parastās lietas. - Džons V. Gardners

Daudzi cilvēki domā, ka viņi ir efektīvi komunikatori, jo viņi devās uz skolu vai viņiem ir noteikta darba pieredze, taču patiesībā viņi joprojām cīnās, lai ar savu vēstījumu ietekmētu citus. Neefektīvas komunikācijas rezultātā tiek zaudēta iespēja, zaudēts laiks un izšķērdēti resursi - tas viss tāpēc, ka viņiem nebija lielas ietekmes sarunu.^[1]

Jūs varat pamanīt vairākus faktorus, kas ietekmē skaidru, efektīvu un pārredzamu komunikāciju darbā: personiskās īpašības, fiziskais attālums, pats vēstījums, konteksts, izmantotais žargons un kultūra. Zemāk ir 7 veidi, kā nodrošināt efektīvu komunikāciju darbā, lai jūs varētu izveidot efektīvu, produktīvu un iekļaujošu darba vidi.

1. Ziniet savu auditoriju labi

Lai efektīvi sazinātos darbā, ir svarīgi izprast auditoriju. Tas attiecas uz mutisku un rakstisku saziņu, prezentācijām, ikdienas e-pastiem, uzņēmuma mēroga paziņojumiem vai statusa atjauninājumu nodrošināšanu projektiem.

Tas, vai jūsu ziņa tiks efektīvi paziņota vai labi saņemta, izriet no izpratnes par to, kas jūsu auditorijai rūp.

• Kam jūs mērķējat ar savu saziņu?
• Kāds ir jūsu vēstījuma nolūks?
• Kas viņiem jāzina?
• Kas jums viņiem jādara?
• Kāds ir labākais veids, kā paziņot ziņojumu auditorijai?
• Kā jūsu auditorija uztvers vai interpretēs ziņojumu?
• Kā jūsu auditorija jutīsies, domās un reaģēs, saņemot jūsu ziņojumu?

Lai atbildētu uz šiem jautājumiem, jums būs jāplāno uz priekšu, jāpēta un jāievēro auditorijas uzvedība. Piemēram, jūsu pieeja saziņai ar komandu vai vienaudžiem, iespējams, atšķirsies no tā, kā jūs sazināties ar savu vadītāju, jo šīm grupām ir atšķirīgas intereses.

2. Mēģiniet izprast situāciju un noskaidrot

Veltiet laiku, lai būtu pārdomāts un apzināts. Pirms sazināšanās darbā ir svarīgi apturēt, izprast situāciju, noskaidrot un iejusties empātijā. Šeit ir daži padomi, kā efektīvi sazināties darbā:Reklāma

Esi ziņkārīgs . Uzdodiet atvērtus jautājumus, sākot ar “ko” un “kā”, lai apkopotu informāciju. Cilvēki mēdz būt aprakstošāki ar savām atbildēm. Pēc tam varat uzdot jautājumus ar atklātu pārbaudi, lai iegūtu vairāk konteksta. Jo vairāk jūs saprotat, jo lielāka iespēja, ka jūs varēsit pielāgot piemērotu ziņojumu, kas atbalsojas jūsu auditorijā.

Mācies kā bērns. Parasti bērniem nav iepriekšēju zināšanu par to, ko viņi gatavojas iemācīties. Viņu mācīšanās pieeja ir pazemīga. Izmantojiet to pašu pieeju, kad jūs mēģināt izprast viņu situāciju auditorijas apavos. Esiet atvērts, gatavs un gatavs redzēt savas auditorijas perspektīvu.

Pārbaudiet savus pieņēmumus. Jūsu pieredzes plašums var aptumšot jūsu uztveri un spriedumus. Izaiciniet iepriekš pieņemtos priekšstatus par savu auditoriju. Nosakiet, ar ko jums jārunā vai kādi pētījumi jāveic, lai pārbaudītu, vai jūsu pieņēmumi ir patiesi. Pirms ķeraties pie darbības, pārliecinieties, ka esat izveidojis vietu izpratnei.

Esiet iekļaujošs. Cilvēki vēlas piederēt, justies iekļauti un novērtēti darba vietā. Esiet pārdomāts, lai pārliecinātos, ka ikviena ideja tiek izmantota. Piemēram, ja jūs piedalāties sapulcē un lūdzat ieguldījumu, pārliecinieties, ka ikvienam ir pietiekami daudz laika, lai dalītos ar savu atbildi. Ja jums pietrūkst laika, sapulcē paziņojiet, ka ar viņiem sazināsieties vēlāk.

3. Klausieties vairākos līmeņos

Lielākā daļa cilvēku neklausās ar nolūku saprast; viņi klausās ar nodomu atbildēt - Stīvens R. Kovijs

Jūs, iespējams, esat pazīstami ar šiem pamata aktīvās klausīšanās padomi . Tomēr, ja mēs jūtamies pārslogoti, ievērojot termiņus, piešķirot prioritātes vai izveidojot, ir viegli atrasties autopilotā un palaist garām galvenos ziņojumus, kas var palīdzēt efektīvi sazināties darbā. Zemāk ir atgādinājumi, kā turpināt praktizēt:

Pārfrāzēt. Apstipriniet, ka saprotat ziņojumu, atkārtojot to vai pārformulējot to ar saviem vārdiem. Ja pušu vidū ir nesaskaņas, ir laiks to precizēt.

Zonde. Uzdodiet jautājumus, ja jūtat, ka trūkst informācijas, kas jums varētu būt nepieciešama.Reklāma

Precizēt. Ja kaut ko līdz galam nesaprotat, jautājiet.

Atcerieties. Mēģiniet atcerēties punktus, kas ir svarīgi jūsu auditorijai. Šo informāciju var izmantot nākotnē, un tā jūsu auditorijai parāda, ka jūs rūpējāties un aktīvi klausījāties.

Efektīvs komunikators darbā nozīmē, ka jums ir jābūt pieskaņotam jūsu aktīvajām klausīšanās prasmēm. Atceries:

• Ir empātija.
• Izprotiet citu cilvēku uztveri, ne tikai savu.
• Novērtējiet savas un citu emocijas un reakcijas.
• Ziniet savas un citu vērtības un uzskatus.
• Ievērojiet neverbālās saziņas zīmes, piemēram, ķermeņa valodu.

4. Pārskatiet, kā saņemat atsauksmes

Tas, kā saņemat atgriezenisko saiti, ietekmē jūsu reakciju un to, cik efektīvi sazināties ar citām pusēm. Ir atvērts atsauksmēm un kritikai ir vieglāk pateikt nekā izdarīt.^[divi]Mēs esam cilvēki. Kad esat apjucis no dzīves notikumiem vai ja jūtat spiedienu darbā, jūs varat saņemt aizsardzību vismazākos komentāros, kas jums rodas.

Šeila Hīna un Duglass Stouns piedāvā pieejas, lai uzlabotu jūsu spēju absorbēt atgriezenisko saiti, ņemt noderīgo un zināt, kā atbrīvoties no tā, kas jums nav noderīgs, lai uzzinātu un virzītos uz priekšu.^[3]

Dažas no šīm stratēģijām ietver sekojošo:

• Ziniet, izprotiet un pārvaldiet savus ierosinātājus un atbildes uz atsauksmēm.
• Atdaliet ziņojumu no tā, no kura tas nāca.
• Klausieties padomu, nevis spriedumu.
• Sadaliet atsauksmes sagremojamās daļās.
• Kad jūs aktīvi meklējat atgriezenisko saiti, esiet konkrēts un lūdziet vienu lietu.
• Veiciet nelielas darbības, lai pārbaudītu, kas jums tika ieteikts.

Jums ir iespēja mācīties no atsauksmēm un no tām augt. Atsauksmju sadalīšana koduma lieluma gabalos var palīdzēt labāk apstrādāt ziņojumu un būt mazāk reaģējoša.

5. Sniedziet objektīvu un novērojamu atgriezenisko saiti

Šī ir viena no vissarežģītākajām lietām, jo ​​jūs, iespējams, nevēlaties aizskart citus, varat izvairīties no konfliktiem, neesat pilnīgi pārliecināts, kā to izdarīt, neesat emocionāli gatavs vai esat aizmiglots ar jūsu pieņēmumiem.Reklāma

Situācijas, uzvedības, ietekmes (SBI) modelis^[4]var palīdzēt sniegt skaidras un konkrētas atsauksmes:

• Situācija. Norādiet kontekstu. Pajautājiet sev, kas, kur un kad notika.
• Uzvedība. Aprakstiet uzvedību. Šī ir visgrūtākā daļa, jo jums jāpārbauda savi pieņēmumi. Piemēram, sakot, ka esat nepieklājīgs (subjektīvs) pret mani pārtraucis (novērojama uzvedība), mainās atsauksmes toni. Rupjībai var būt vairākas interpretācijas, kamēr jūs varat redzēt, kad kāds jūs ir pārtraucis.
• Ietekme. Izmantojiet I paziņojumus, lai aprakstītu uzvedības rezultātus.
• Virzīties uz priekšu. Turpiniet sarunu meklēt sapratni, lūdzot viņus pārdomāt. Kāda bija viņu perspektīva? Kas viņiem notika? Ko viņi saprata? Kā viņi no šejienes var izaugt?

1. piemērs: ^[5]

Vakardienas rīta komandas sapulces laikā, kad jūs uzstājāties ar savu prezentāciju (Situācija), jūs nezinājāt par diviem slaidiem un pārdošanas aprēķini bija nepareizi (Uzvedība). Es jutos neērti, jo tur bija viss dēlis. Esmu noraizējies, ka tas ir ietekmējis mūsu komandas reputāciju (Impact).

2. piemērs:^[6]

Klienta sanāksmē pirmdienas pēcpusdienā jūs pārliecinājāties, ka sapulce sākās laikā un ka visiem iepriekš bija izdales materiāli (Situācija). Visi jūsu pētījumi bija pareizi, un uz visiem klienta jautājumiem tika atbildēts (uzvedība). Es lepojos, ka jūs paveicāt tik izcilu darbu un organizāciju ievietojāt labā gaismā. Esmu pārliecināts, ka mēs iegūsim kontu, pateicoties jūsu ieguldītajam darbam (ietekme).

Zināšanas par to, kā sniegt skaidru, specifisku un novērojamu atgriezenisko saiti, ir būtiska prasme būt efektīvam komunikatoram darbā.

6. Sekošana, apstiprināšana un atbildības izveide

Efektīva komunikācija darbā nav vienreizējs notikums. Jums būs nepārtraukti jāuzrauga progress un jāsniedz pastāvīgs atbalsts. Neaizmirstiet atzīt savu vienaudžu, komandu vai vadītāju progresu!

Izmantojiet šādus jautājumus, lai palīdzētu jums novērtēt notiekošās komunikācijas efektivitāti darbā:Reklāma

• Kādas iespējas jūs redzat?
• Kā jūs varat pielāgoties?
• Kādi lēmumi jāpieņem?
• Kādu atbalstu jūs varat sniegt?
• Kas jums jādara, lai nodrošinātu precīzu ziņojumu saņemšanu?

7. Izmantojiet komunikācijas 7C

Attiecībā uz jebkuru saziņas līdzekli darbā paturiet prātā saziņas 7C, lai precīzi noskaņotu savu ziņojumu:^[7]

• Skaidrs. Kāds ir mērķis? Vai ziņojumu ir viegli saprast?
• Kodolīgi. Ko jūs varat izdzēst? Vai līdz galam?
• Betons. Kādi ir fakti?
• Pareizi. Vai ziņojumā nav kļūdu? Vai tas ir piemērots jūsu auditorijai?
• Saskaņots. Vai ir kāda loģiska plūsma? Vai vēstījums ir konsekvents?
• Pabeigts. Vai tiek sniegta atbilstoša informācija un vai ir aicinājums rīkoties?
• Pieklājīgi. Kāds ir jūsu vēstījuma tonis?

Uzziniet vairāk par 7C šeit: Efektīva komunikācija: kā nepārprast

Summējot

Veidi, kā nodrošināt efektīvu komunikāciju darbā, prasa praksi un laiku.

Saglabājiet šīs 7 stratēģijas prātā, lai uzlabotu saziņu darbā, lai jūsu ziņojumi būtu skaidri un caurspīdīgi.

1. Ziniet savu auditoriju labi
2. Mēģiniet izprast situāciju un noskaidrot
3. Klausieties vairākos līmeņos
4. Pārskatiet, kā saņemat atsauksmes
5. Sniedziet objektīvu un novērojamu atgriezenisko saiti
6. Sekošana, apstiprināšana un atbildības izveide
7. Izmantojiet saziņas 7 C

Turpiniet augt un pilnveidot savas prasmes!

Kas ir viena lieta, pie kuras jūs varat strādāt šajā mēnesī, lai uzlabotu komunikāciju darbā?

Esi konkrēts un izaicini sevi, nosakot a SMART mērķis saziņai darba vietā - specifiska, izmērāma, sasniedzama, atbilstoša, noteikta laika!

Vairāk par saziņu darba vietā

• Konfliktu pārvaldības stili efektīvai komunikācijai darbā
• Kā apgūt efektīvas komunikācijas prasmes darbā un mājās
• Kā strādāt ar dažādiem komunikācijas stiliem birojā
• Kā uzlabot komunikācijas prasmes, lai gūtu panākumus darba vietā

Piedāvātais fotoattēlu kredīts: Brooke Cagle, izmantojot unsplash.com Reklāma

Atsauce